Tietosuojaseloste – Lohjan ITF Taekwon-Do ry
Päivitetty 26.10.2026
Tämä seloste kuvaa, miten Lohjan ITF Taekwon-Do ry (jäljempänä seura) käsittelee jäsentensä ja harrastajiensa henkilötietoja. Seloste täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR, 2016/679) ja tietosuojalain (1050/2018) mukaisen informointivelvollisuuden. Se korvaa aiemman jäsenrekisteriselosteen, joka perustui jo kumottuun henkilötietolakiin (523/1999).
1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Tieto | Arvo |
|---|---|
Rekisterinpitäjä | Lohjan ITF Taekwon-Do ry |
Osoite | Latokuja 5, 08700 Lohja |
Puhelin | 040 778 6773 |
Sähköposti | info@lohjanitftkd.fi |
Verkkosivut | |
Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö | Päivi Mäkinen |
Tietosuoja-asioissa, kuten tarkastus- tai poistopyynnöissä, voit olla yhteydessä yhteyshenkilöön.
2. Mitä tietoja käsitellään ja missä järjestelmissä
Rekisteröityjä ovat seuran jäsenet ja entiset jäsenet, alaikäisten jäsenten huoltajat sekä seuran luottamushenkilöt.
Seura käyttää henkilötietojen käsittelyyn neljää palvelua. Samoja perustietoja (nimi, sähköposti, vyöarvo) voi olla useammassa niistä.
Järjestelmä | Ylläpitäjä ja sijainti | Käsiteltävät tiedot |
|---|---|---|
Jäsenrekisteri (Sporttisaitti) | Avoine Oy; seuran käyttämä ulkopuolinen palvelu | Nimi, kotipaikka, yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköposti), alaikäisen jäsenen huoltajan yhteystiedot, jäsentyyppi, jäsenyyden alkamisajankohta, vyöarvo, syntymäaika, Dan-sertifiointinumero, ITF-passin numero, jäsenmaksujen laskutus- ja maksutiedot |
Sähköinen treenikortti | Seura; palvelin sijaitsee Suomessa | Etu- ja sukunimi, vyöarvo, harjoitusmerkinnät, mahdollisesti sähköpostiosoite |
Laskutus- ja tilausjärjestelmä | Seura; palvelin sijaitsee Suomessa | Etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite, laskuarkisto |
Sähköpostin lähetyspalvelu (Resend) | Resend; ulkopuolinen palvelu, ks. kohta 6 | Vastaanottajan sähköpostiosoite ja lähetettävien viestien sisältö: salasanan palautuslinkit ja laskut |
Lisäksi seura voi käsitellä terveystietoja: oppilas tai alaikäisen huoltaja voi ilmoittaa harjoitteluun vaikuttavasta rajoitteesta, kuten astmasta tai epilepsiasta, tai säännöllisestä lääkityksestä. Tieto tallentuu vain jäsenrekisteriin, ei treenikorttiin. Muita erityisiä henkilötietoryhmiä ei kerätä. Alaikäisten jäsenten tiedot käsitellään huoltajan ilmoittamina.
3. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet
Henkilötietoja käsitellään vain seuran toiminnan kannalta tarpeellisiin tarkoituksiin.
Tarkoitus | Oikeusperuste |
|---|---|
Jäsenluettelon ylläpito ja jäsenasioiden hoito | Lakisääteinen velvoite (yhdistyslaki 503/1989, 11 §) ja jäsenyyteen perustuva sopimus |
Jäsenmaksujen ja muiden maksujen laskutus, laskuarkiston säilytys | Sopimus; kirjanpitovelvollisuus (kirjanpitolaki 1336/1997) |
Harjoitusosallistumisen ja vyöarvojen seuranta sähköisellä treenikortilla | Seuran oikeutettu etu (toiminnan järjestäminen ja harrastajan etenemisen seuranta) |
Tiedotus seuran toiminnasta, harjoituksista, tapahtumista, leireistä ja yhteisistä seuratuotetilauksista | Jäsenyyteen perustuva sopimus ja seuran oikeutettu etu |
Käyttäjätunnusten hallinta ja salasanan palautus | Seuran oikeutettu etu (palvelun tietoturva ja käytettävyys) |
Syntymäaika kilpailuihin ja ikäryhmiin liittyen | Jäsenyyteen perustuva sopimus; kilpailuun ilmoittautuminen |
Tilastot ja toiminnan kehittäminen | Seuran oikeutettu etu; tilastoista ei voi tunnistaa yksittäistä jäsentä |
Seura ei käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin. Seura ei lähetä mainontaa eikä käytä tietoja ulkopuolisten tahojen markkinointiin.
Terveystiedot. Ilmoitettuja terveydellisiä rajoitteita käsitellään, jotta seura voi huomioida ne harjoitusten järjestämisessä ja toimia oikein, jos tilanne sitä vaatii. Terveystiedot ovat tietosuoja-asetuksen mukaisia erityisiä henkilötietoja, ja niiden käsittely perustuu ilmoittajan nimenomaiseen suostumukseen (GDPR 9 artiklan 2 kohdan a alakohta). Tietojen antaminen on vapaaehtoista. Suostumus annetaan täyttämällä jäsentietolomakkeen vapaaehtoinen terveystietokenttä, jonka ohjeteksti kertoo tallennuksesta ja tiedon välittämisestä ohjaajille. Alaikäisen osalta suostumuksen antaa huoltaja. Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa ilmoittamalla siitä yhteyshenkilölle, jolloin tieto poistetaan. Terveystiedot näkevät jäsenrekisterissä vain jäsenasioista vastaavat henkilöt, joita on muutama. Rajoitteesta kerrotaan tarvittaessa harjoituksia ohjaaville ohjaajille, jotta he voivat huomioida sen harjoituksissa, mutta kaikki ohjaajat eivät voi selata jäsenrekisterin terveystietoja. Suostumus kattaa myös tämän tiedon välittämisen.
4. Tietolähteet
Tiedot saadaan pääosin jäseneltä itseltään tai alaikäisen jäsenen huoltajalta, joko suoraan ilmoitettuna tai sähköisellä jäsentietolomakkeella. Tietoja voi saada myös seuran ohjaajilta. Harjoitusmerkinnät tallentuvat treenikorttiin harjoitusten yhteydessä, ja laskutustiedot syntyvät jäsenyyden ja tilausten perusteella.
5. Tietojen luovutukset ja henkilötietojen käsittelijät
Seura ei myy eikä luovuta henkilötietoja ulkopuolisille markkinointitarkoituksiin. Tietoihin pääsevät vain jäsenasioista, laskutuksesta ja harjoitusten ohjauksesta vastaavat henkilöt tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Seuran ohjaajat näkevät treenikortin tiedot, koska ohjaajan on nähtävä oppilas järjestelmässä voidakseen kirjata harjoituksen. Terveystiedot näkyvät jäsenrekisterissä vain jäsenasioista vastaaville henkilöille, ja rajoitteesta kerrotaan tarvittaessa ohjaajille.
Seura luovuttaa tietoja ulkopuolisille vain seuraavissa tapauksissa. Luovutukset eivät johdu jäsenyydestä sinänsä, vaan siitä, että jäsen osallistuu esimerkiksi kilpailuun, leiriin tai maajoukkuetoimintaan. Vastaanottajat riippuvat tapahtumasta, joten kaikkia ei voida nimetä etukäteen, ja tiedot voivat kulkea myös liiton kautta:
tarvittavat tiedot luovutetaan lajilisenssin ja -vakuutuksen hankkimista varten
tapahtumaan osallistumisen kannalta tarvittavat tiedot luovutetaan järjestäjille, esimerkiksi leirien, koulutusten, matkayhtiöiden ja kilpailujen järjestäjille. Kotimaisiin kilpailuihin osallistuttaessa järjestäjälle luovutetaan nimi, ikä ja vyöarvo
ITF-tietokanta. Kun jäsen on maksanut alkeiskurssin maksun, seura vie hänen tietonsa kansainvälisen ITF:n (International Taekwon-do Federation, Wien, Itävalta) ylläpitämään ITF-tietokantaan. Tietojen vienti kuuluu ITF:n alaiseen jäsenyys- ja vyökoejärjestelmään. Seura vie tietokantaan nimen, syntymäajan, sukupuolen, sähköpostiosoitteen ja jäsenyyden tilan sekä vyöarvoja koskevat tiedot (arvo, todistusnumero, ohjaaja sekä hakemus- ja myöntöpäivät). Sukupuoli kirjataan tietokantaan erikseen. Valokuva viedään 1. dan -kokeen jälkeen tai yhteydessä todistusta varten, tai jäsenen halutessa jo ennen 1. gup -arvoa, jos hän haluaa kuvansa näkyvän kilpailuissa suorituksen alkaessa. Terveystietoja ei viedä. ITF-tietokantaan tallentuvat lisäksi tiedot kilpailuihin ja seminaareihin osallistumisesta. Jäsen ei voi itse muokata tietojaan ITF-tietokannassa, joten oikaisupyynnöt tehdään seuralle. Jäsen voi itse halutessaan tehdä profiilinsa tietokannassa julkiseksi. Tietokannan rekisterinpitäjä on ITF, joka vastaa tietojen käsittelystä siellä oman tietosuojaselosteensa mukaisesti. ITF voi siirtää tietoja myös EU:n ulkopuolelle, ja se säilyttää tietoja pääsääntöisesti 7 vuotta viimeisestä yhteydenotosta. ITF-tietokantaa koskevat pyynnöt (esimerkiksi tietojen poistaminen) osoitetaan ITF:n tietosuojavastaavalle osoitteeseen dpo@taekwondo-itf.com. Jäsenelle kerrotaan tietojen viennistä myös liittymislomakkeella.
Seura käyttää seuraavia palveluntarjoajia henkilötietojen käsittelijöinä:
Käsittelijä | Tehtävä | Käsiteltävät tiedot |
|---|---|---|
Avoine Oy | Jäsenrekisterin (Sporttisaitti) ylläpito ja tekninen alusta | Jäsenrekisterin tiedot (kohta 2) |
Resend | Sähköpostien lähetys: salasanan palautusviestit ja laskut | Vastaanottajan sähköpostiosoite ja viestin sisältö |
Seuran omat järjestelmät (treenikortti ja laskutus) toimivat Hetzner Online GmbH:n (Saksa) palvelinkeskuksessa Suomessa. Hetzner toimii henkilötietojen käsittelijänä pelkkänä palvelininfrastruktuurin tarjoajana.
Seura ei luovuta tietoja viranomaisille muutoin kuin lakiin perustuvasta velvoitteesta.
6. Siirrot EU:n ja ETA:n ulkopuolelle
Seuran omat järjestelmät (treenikortti ja laskutus) sijaitsevat Suomessa. Jäsenrekisterin (Avoine Oy) tietojen sijainnista ja käsittelystä vastaa palveluntarjoaja. Lisäksi on sähköpostien lähetyspalvelu Resend, jonka kautta kulkee vastaanottajan sähköpostiosoite sekä salasanan palautus- ja laskuviestien sisältö. Resend on yhdysvaltalainen palveluntarjoaja, joten sähköpostiosoitteita voidaan käsitellä EU:n ja ETA:n ulkopuolella.
Siirto perustuu Resendin tietojenkäsittelysopimuksen (DPA) mukaisiin EU:n vakiosopimuslausekkeisiin sekä siihen, että Resend on sertifioitu EU–USA-tietosuojakehyksessä (Data Privacy Framework). Seura on valinnut Resendin palvelinalueeksi Irlannin, mutta koska palveluntarjoaja on yhdysvaltalainen yritys, tietoihin voidaan päästä käsiksi myös EU:n ulkopuolelta.
Jos haluat nähdä ne sopimusehdot, joihin tietojen siirto perustuu, voit pyytää jäljennöksen kohdassa 1 mainitulta yhteyshenkilöltä.
Jos osallistut ulkomaiseen tapahtumaan tai maajoukkuetoimintaan, tietojasi voidaan siirtää tapahtuman järjestäjälle, usein liiton kautta, myös EU:n ja ETA:n ulkopuolelle osallistumisen edellyttämässä laajuudessa. Siirto tehdään vain, kun osallistut itse.
7. Säilytysajat
Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen käyttötarkoituksen kannalta. Säilytysajat ovat seuraavat:
Tieto | Säilytysaika |
|---|---|
Jäsenrekisterin tiedot | Jäsenyyden ajan. Jos jäsenyyttä ei ole päätetty, mutta jäsen ei ole osallistunut harjoituksiin eikä maksanut maksuja 3 vuoteen, tiedot poistetaan tai anonymisoidaan. Jäsenyyden päätyttyä tiedot poistetaan 6kk sisällä. |
Treenikortin harjoitusmerkinnät ja vyöarvot | Tiedot tyhjennetään, kun harjoituksia ei ole ollut 3 vuoteen, tai aiemmin harrastajan pyynnöstä. Tiedot säilytetään siihen asti, jotta harrastajan ei tarvitse aloittaa alusta, jos hän palaa harjoittelemaan |
Laskuarkisto ja maksutiedot | 6 vuotta tilikauden päättymisestä kirjanpitolain mukaisesti |
Sähköpostien lähetysloki (Resend) | 30 päivää Resendin palvelussa |
Paperilla olevat jäsentiedot | Jäsenyyden ajan; hävitetään turvallisesti jäsenyyden päätyttyä |
Tieto ilmoitetusta terveydellisestä rajoitteesta poistetaan, kun suostumus peruutetaan tai kun jäsenyys päättyy.
8. Tietoturva
Henkilötiedot käsitellään luottamuksellisina. Seuran omat järjestelmät (treenikortti ja laskutus) ovat seuran ylläpitämiä ja sijaitsevat Suomessa. Pääsy tietoihin on rajattu henkilöihin, jotka tarvitsevat niitä tehtävissään, ja käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta. Jäsenrekisterin tietoturvasta vastaa Avoine Oy omien käytäntöjensä mukaisesti. Paperilla olevat tiedot säilytetään lukitussa tilassa. Kolmansille osapuolille lähetettävät tiedot siirtyvät salatun yhteyden (HTTPS) yli. Treenikortin tiedot ovat näkyvissä vain seuran ohjaajille. Jäsenrekisterin tiedot, terveystiedot mukaan lukien, ovat näkyvissä vain muutamalle jäsenasioista vastaavalle henkilölle.
Seuran omissa järjestelmissä (treenikortti ja laskutus) tietoliikenne on salattu (HTTPS), salasanoja ei tallenneta selkotekstinä vaan tiivisteinä, ja käyttöoikeudet on rajattu rooleittain. Varmuuskopioiden säilytysaika on 30 päivää, ja poistetut tiedot poistuvat varmuuskopioista niiden vanhentuessa.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaan oikeus:
saada vahvistus siitä, käsitelläänkö tietojasi, ja tarkastaa tietosi (tarkastusoikeus)
pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista
pyytää tietojesi poistamista, jos käsittelylle ei ole enää perustetta ja tietoja ei tarvitse lain nojalla säilyttää, esimerkiksi kirjanpitoaineistoa
pyytää käsittelyn rajoittamista
vastustaa tietojesi käsittelyä, kun käsittely perustuu seuran oikeutettuun etuun
saada sopimukseen perustuvat tietosi koneluettavassa muodossa (siirto-oikeus)
Pyynnöt tehdään kirjallisesti kohdassa 1 mainitulle yhteyshenkilölle. Seura vastaa yhden kuukauden kuluessa. Jäsenrekisteriin tallennettuja tietoja voit päivittää myös omilla tunnuksillasi.
Voit peruuttaa antamasi suostumuksen milloin tahansa. Seura voi pyytää sinua tarkentamaan pyyntöäsi kirjallisesti ja varmentamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön käsittelyä.
Jos katsot, että tietojasi on käsitelty lainvastaisesti, voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle, myös siinä EU:n jäsenvaltiossa, jossa asut tai työskentelet. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutetun toimisto.
10. Seloste ja sen muutokset
Seura päivittää selostetta, kun käsittely tai käytetyt palvelut muuttuvat. Ajantasainen versio on seuran verkkosivuilla. Tämä versio on päivätty ylhäällä näkyvällä päivämäärällä.